Документальное оформление оказания материальной помощи

Оказание материальной помощи работнику (Зернова И.)

Дата размещения статьи: 13.08.2015

Материальная помощь оказывается нуждающимся работникам учреждения в натуральной или денежной форме. В статье рассмотрим наиболее распространенные основания для ее выдачи, документальное оформление, налогообложение, а также особенности учета материальной помощи при расчете алиментов, исчислении среднего заработка и порядок отражения операций, связанных с предоставлением материальной помощи, в бухгалтерском учете.

Автономные учреждения при наличии финансовой возможности вправе в локальном нормативном акте прописать основания и порядок выдачи материальной помощи работникам. При этом размер материальной помощи определяется руководством в зависимости от конкретной ситуации и финансовых возможностей учреждения.

Перечислим характерные признаки материальной помощи:

— материальная помощь оказывается работникам при возникновении у них особых обстоятельств;

— выплата производится не в рамках выполнения работником своих трудовых функций и не зависит от индивидуальных результатов его труда;

— материальная помощь не носит стимулирующий или компенсационный характер и не считается элементом оплаты труда;

— выплаты не являются регулярными;

— материальная помощь выплачивается на основании заявления работника.

Выплата материальной помощи производится, как правило, по следующим основаниям:

— необходимость дорогостоящего лечения;

— смерть члена семьи работника;

— ущерб, причиненный какой-либо чрезвычайной ситуацией;

Стоит заметить, что в некоторых учреждениях материальная помощь выплачивается при предоставлении работникам ежегодного отпуска в соответствии с локальным актом учреждения. Выплата производится единовременно тем работникам, которые, например, повышали качество труда, и за другие результаты работы. Такую выплату нельзя рассматривать как материальную помощь, в этом случае она является оплатой труда, так как связана с выполнением работником трудовых функций.

Документальное оформление выдачи материальной помощи

Как было отмечено выше, для получения материальной помощи работник должен написать заявление на имя руководителя учреждения с указанием обстоятельств, из-за которых он вынужден обратиться за материальной помощью, и приложить подтверждающие документы. При принятии решения об удовлетворении его просьбы издается приказ с указанием фамилии, имени, отчества работника, основания для выплаты материальной помощи и ее размера.

Приведем в таблице обстоятельства, с возникновением которых работник обращается за материальной помощью, и перечень документов, которые ему следует приложить к заявлению для подтверждения этих обстоятельств.

Документы для подтверждения

Проведение операции, получение

дорогостоящих лекарств и др.

Договор с медицинской организацией на

операцию, лечение, справка-направление

врача, рецепты, документы,

подтверждающие фактическую оплату

Смерть близких родственников

(матери, отца, жены, мужа, детей)

Копия свидетельства о смерти, копии

документов, подтверждающих родство

Чрезвычайные ситуации (кража,

пожар, стихийные бедствия и т.п.)

Документы, подтверждающие факт

чрезвычайной ситуации, выданные

Копия свидетельства о заключении брака

Копия свидетельства о рождении ребенка

Налогообложение материальной помощи

Налог на доходы физических лиц. Статья 217 НК РФ содержит перечень выплат, не подлежащих обложению НДФЛ. Из п. 8 данной статьи следует, что к выплатам, не подлежащим обложению НДФЛ, относятся суммы единовременных выплат (в том числе в виде материальной помощи), производимых:

— налогоплательщикам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате стихийных бедствий или иных чрезвычайных обстоятельств, независимо от источника выплаты;

— работодателями членам семьи умершего работника, бывшего работника, вышедшего на пенсию, или работнику, бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена (членов) его семьи;

— налогоплательщикам из числа малоимущих и социально незащищенных категорий граждан в виде сумм адресной социальной помощи, оказываемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов и внебюджетных фондов в соответствии с программами, утверждаемыми ежегодно соответствующими органами государственной власти;

— налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ, а также налогоплательщикам, которые являются членами семей лиц, погибших в результате террористических актов на территории РФ, независимо от источника выплаты;

— работодателями работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.

Вышеперечисленные положения применяются также к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Также в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению доходы, не превышающие 4000 руб., полученные по каждому из следующих оснований за налоговый период:

— суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту;

— возмещение (оплата) работодателями своим работникам, их супругам, родителям, детям (в том числе усыновленным), подопечным (в возрасте до 18 лет), бывшим своим работникам (пенсионерам по возрасту), а также инвалидам стоимости приобретенных ими (для них) медикаментов, назначенных им лечащим врачом.

Таким образом, при включении сумм материальной помощи, выплаченной работнику, в налоговую базу по НДФЛ необходимо учитывать основания ее выплаты.

Налог на прибыль. Перечень расходов, не учитываемых при исчислении налога на прибыль, приведен в ст. 270 НК РФ. В частности, п. 23 этой статьи предусмотрено, что не учитываются при исчислении налога на прибыль суммы материальной помощи, выданной работникам. При этом не имеет значения основание ее выплаты.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) регулируются отношения, связанные с исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов в вышеуказанные фонды.

В соответствии с п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, за исключением сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами.

Среди сумм, которые указаны в ст. 9 этого Закона в качестве не подлежащих обложению страховыми взносами, перечислены:

а) суммы единовременной материальной помощи, оказываемой (пп. 3 п. 1):

— физическим лицам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью, а также физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;

— работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи;

— работникам (родителям, усыновителям, опекунам) при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), но не более 50 000 руб. на каждого ребенка;

б) суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, не превышающие 4000 руб. на одного работника за расчетный период (пп. 11 п. 1).

Выплата материальной помощи по другим основаниям в сумме, превышающей 4000 руб. на одного работника за расчетный период, будет облагаться страховыми взносами.

Статьей 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» освобождены от обложения страховыми взносами на травматизм выплаты материальной помощи по тем же основаниям и в тех же размерах, что и предусмотренные ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Учет материальной помощи при некоторых расчетах

Расчет алиментов. Перечень видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей, утвержден Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 N 841. Согласно пп. «л» п. 2 этого Перечня при удержании алиментов учитываются и суммы материальной помощи, кроме единовременной материальной помощи, выплачиваемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов, внебюджетных фондов, за счет иностранных государств, российских, иностранных и межгосударственных организаций, иных источников в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами, в связи с террористическим актом, в связи со смертью члена семьи, а также в виде гуманитарной помощи и за оказание содействия в выявлении, предупреждении, пресечении и раскрытии террористических актов, иных преступлений.

Расчет среднего заработка. При расчете среднего заработка во всех случаях его сохранения за работником необходимо руководствоваться следующими документами:

— Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Порядок N 922);

— Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон N 255-ФЗ);

— Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком используется средний заработок застрахованного лица, рассчитанный за два календарных года, предшествующие году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, в том числе за время работы (службы, иной деятельности) у другого страхователя (других страхователей). При этом в средний заработок включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в ФСС в соответствии с Законом N 212-ФЗ (ст. 14 Закона N 255-ФЗ, п. 2 Положения N 375).

Выше было указано, в каких случаях материальная помощь не учитывается при обложении страховыми взносами и, как следствие, не участвует при исчислении среднего заработка.

При расчете среднего заработка во всех случаях его сохранения за работником (для оплаты отпуска, компенсации за неиспользованный отпуск, время нахождения в командировке, донорских дней и т.д.) учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в учреждении, независимо от их источника (ст. 139 ТК РФ и п. 2 Порядка N 922).

Однако исходя из п. 3 Порядка N 922 при расчете среднего заработка в данном случае не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, в частности материальная помощь.

Таким образом, суммы материальной помощи не участвуют при исчислении среднего заработка независимо от оснований ее выдачи.

Бухгалтерский учет материальной помощи

В бухгалтерском учете автономного учреждения операции по начислению и выдаче материальной помощи отражаются следующим образом:

а) начисление материальной помощи (п. 131 Инструкции N 183н ):

Дебет счета 0 401 20 211 «Расходы по заработной плате»

Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»;

б) выплата материальной помощи из кассы учреждения (п. 88 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 201 34 000 «Касса».

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Пример. Автономное учреждение выдало некоторым сотрудникам материальную помощь за счет приносящей доход деятельности по следующим основаниям:

— в связи с рождением ребенка — в сумме 30 000 руб.;

— в связи с осуществлением дорогостоящего лечения — в сумме 50 000 руб.

Выплата материальной помощи произведена в порядке, установленном коллективным договором. Другая материальная помощь в течение расчетного периода не выплачивалась.

Лицевой счет учреждению открыт в ОФК.

В бухгалтерском учете автономного учреждения эти операции будут отражены следующим образом:

Каким образом следует оформить выдачу денежных средств (140 000 руб.) генеральному директору ООО (он также является учредителем, владеющим 70% акций в уставном капитале) на безвозвратной основе в связи с необходимостью лечения? Облагается ли данная сумма НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выплата генеральному директору материальной помощи осуществляется на основании трудового договора или локального нормативного акта организации. Однако денежные средства могут быть выплачены и по договору дарения. Способ оформления выплаты денежных средств организация может определить по своему усмотрению.
Сумма выплаченной работнику материальной помощи, размер которой превышает 4000 рублей за календарный год, облагается НДФЛ и страховыми взносами. Однако в соответствии с правовой позицией, существующей в правоприменительной практике, сумма материальной помощи не облагается страховыми взносами, если ее выплата имеет социальный характер (производится вне связи с результатами трудовой деятельности работника). Органы контроля за уплатой страховых взносов не разделяют эту точку зрения, поэтому следование ей со стороны плательщика страховых взносов, возможно, приведет к необходимости судебного разбирательства.
Если выплата денежных средств генеральному директору будет оформлена договором дарения, данная сумма будет облагаться НДФЛ в части, превышающей 4000 рублей за календарный год (с учетом иных аналогичных выплат), и не будет облагаться страховыми взносами.

Обоснование вывода:

1. Правовые основания выплаты денежных средств

Как следует из части шестой ст. 11, ст.ст. 273, 274 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), единоличный исполнительный орган (руководитель) организации по отношению к этой организации является ее работником. Это относится и к генеральному директору общества с ограниченной ответственностью (далее также — общество) (п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об ООО).
Трудовое законодательство не предусматривает основания и порядок выплаты работникам материальной помощи, однако и не запрещает осуществлять такую выплату на основании трудового договора, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя (часть вторая ст. 5, часть первая ст. 9 ТК РФ).
Таким образом, в настоящей ситуации для выплаты генеральному директору денежных средств в виде материальной помощи необходимо, чтобы такая выплата была предусмотрена коллективным договором, трудовым договором (дополнительным соглашением к нему) или локальным нормативным актом организации (например, положением о генеральном директоре общества). Поскольку права и обязанности работодателя в отношениях с работником организации осуществляют органы управления юридического лица (организации) или уполномоченные ими лица (часть шестая ст. 20 ТК РФ), полагаем, что внутренний документ (локальный нормативный акт), определяющий основания и порядок выплаты руководителю общества материальной помощи, должен быть утвержден органами общества, которым подконтролен генеральный директор: общим собранием участников или советом директоров (наблюдательным советом) общества (смотрите также п.п. 1, 4 ст. 40 Закона об ООО). Формальным основанием для выплаты суммы материальной помощи являются заявление работника (в данном случае — генерального директора) и приказ руководителя общества. С учетом того, что генеральный директор не осуществляет полномочия работодателя в отношении себя лично, полагаем, что в рассматриваемом случае возможны два варианта оформления выплаты руководителю материальной помощи.
Если из трудового договора или локального нормативного акта следует, что генеральный директор наделен правом самостоятельного принятия решения о выплате себе материальной помощи в том или ином размере, генеральный директор пишет заявление в адрес общества и издает приказ о выплате ему суммы материальной помощи.
Если такое право генеральному директору не предоставлено, он обращается с соответствующим заявлением к органу общества, который осуществляет в отношении него полномочия работодателя (общему собранию участников, совету директоров), приказ о выплате материальной помощи руководитель в этом случае подписывает на основании принятого уполномоченным органом общества решения о выплате суммы материальной помощи в определенном размере.
Изложенное выше касается трудовых отношений между обществом и его генеральным директором. Однако помимо того, что генеральный директор связан с обществом трудовыми отношениями, возможна ситуация, когда генеральный директор как обычный участник гражданских правоотношений заключает с обществом гражданско-правовой договор. Поэтому в рассматриваемом случае безвозмездная передача руководителю общества денежных средств может быть урегулирована договором дарения, заключенным между обществом (дарителем) и генеральным директором (одаряемым). Такой договор должен быть заключен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Поскольку генеральный директор в сделке дарения является заинтересованным лицом, договор должен быть одобрен решением общего собрания участников, принятым большинством голосов от общего числа голосов участников общества, не заинтересованных в совершении такой сделки (п.п. 1, 3 ст. 45 Закона об ООО). То есть голоса, принадлежащие генеральному директору как участнику общества, при голосовании по вопросу об одобрении сделки дарения, стороной которой он является, учитываться не должны.
Решение общего собрания участников об одобрении сделки с заинтересованностью оформляется протоколом (п. 6 ст. 37 Закона об ООО).
Таким образом, способ передачи денежных средств руководителю общество (в виде материальной помощи или в порядке дарения) может избрать по своему усмотрению с соблюдением необходимого документального оформления.

2. Налог на доходы физических лиц

Согласно ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ доход, полученный налогоплательщиком от источников в Российской Федерации, в том числе в денежной форме, облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). При этом доходом признается полученная налогоплательщиком экономическая выгода, определяемая в соответствии с положениями главы 23 НК РФ (п. 1 ст. 41 этого кодекса).
Виды доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) НДФЛ, перечислены в ст. 217 НК РФ. В частности, НДФЛ не облагаются суммы материальной помощи, выплачиваемые в случаях, предусмотренных п.п. 8, 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ (без ограничения по размеру выплат для большинства случаев), а также суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам вне зависимости от оснований ее получения, если доход в виде материальной помощи за налоговый период (календарный год — ст. 216 НК РФ) не превысил 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). На основании п. 28 ст. 217 НК РФ не облагается НДФЛ и стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций и индивидуальных предпринимателей, если доход в виде подарков за налоговый период не превысил 4000 рублей.
Поскольку основания выплаты генеральному директору материальной помощи, предусмотренные п.п. 8, 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ, в настоящей ситуации отсутствуют, сумма такой выплаты в размере свыше 4000 рублей за налоговый период (то есть применительно к данной ситуации в размере 136 000 рублей, если в налоговом периоде нет других аналогичных выплат) будет облагаться НДФЛ). Та же сумма будет облагаться НДФЛ и в случае, если она будет выплачена в качестве подарка (смотрите также письма Минфина России от 22.10.2013 N 03-03-06/4/44144, от 31.03.2016 N 03-04-09/18292, от 05.04.2011 N 03-04-06/6-75).
В связи с выплатой генеральному директору дохода (независимо от того, будет ли его выплата оформлена как материальная помощь или как подарок) общество будет исполнять обязанности налогового агента, то есть обязано будет исчислить, удержать из дохода при его выплате и перечислить в бюджет сумму НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

3. Страховые взносы

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование (далее — страховые взносы) для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ).
Согласно ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для указанных плательщиков страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 того же Закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ.
Не облагаются страховыми взносами суммы единовременной материальной помощи, оказываемой плательщиками страховых взносов физическим лицам, в том числе своим работникам, в случаях, предусмотренных п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, а также суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, не превышающие 4000 рублей на одного работника за расчетный период, то есть календарный год (п. 11 ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Закона N 212-ФЗ).
Как следует из вопроса, основания выплаты материальной помощи, предусмотренные п. 3 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, в этой ситуации отсутствуют. Таким образом, сумма материальной помощи, выплачиваемая обществом своему генеральному директору в рамках трудовых отношений, в размере, превышающем 4000 рублей за расчетный период, облагается страховыми взносами. Аналогичное мнение неоднократно высказывали специалисты Минздравсоцразвития России (письма Минздравсоцразвития России от 17.05.2010 N 1212-19, от 10.03.2010 N 10-4/306657-19, от 01.03.2010 N 426-19), а также судьи (смотрите, например, постановление АС Волго-Вятского округа от 05.08.2015 N Ф01-2883/15).
Материальная помощь работнику, выплаченная в рамках трудовых отношений, размер которой превышает 4000 рублей за расчетный период, облагается и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1, пп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», далее — Закон N 125-ФЗ). Сказанное верно при отсутствии оснований для ее выплаты, предусмотренных пп. 3 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, для которых суммовой лимит в 4000 рублей не установлен.
Однако в судебной практике существует правовая позиция, которая признает, что необходимость обложения страховыми взносами сумм материальной помощи работникам в размере, превышающем установленный п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, различается в зависимости от того, производится ли такая выплата в рамках оплаты труда работника, то есть является ли она вознаграждением за труд либо стимулирующей выплатой, или эта выплата имеет социальный характер. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 N 17744/12 указывается, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими и не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами. Таким образом, эти выплаты не являются
объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.
Приведенный вывод суда касался в том числе спора по вопросу об обложении страховыми взносами сумм материальной помощи, выплаченных работникам.
А Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 31.03.2016 N 07АП-1655/16 применительно к рассмотренной им спорной ситуации указал, что, поскольку целью выплаты материальной помощи работникам сверх установленного пп. 11 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ лимита является финансовая поддержка сотрудника в связи с проведенной операцией, которая не зависит от его трудовых успехов и не является средством вознаграждения его за труд, оплата материальной помощи, оказанной работникам сверх установленного этого лимита, не связана с выполнением работниками трудовых обязанностей, не является стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением или элементом оплаты труда. Следовательно, страховыми взносами эта сумма не облагается.
Таким образом, если в настоящей ситуации выплата генеральному директору материальной помощи имеет социальный характер, не предусмотрена трудовым договором или локальным нормативным актом в качестве формы оплаты труда, сумма материальной помощи не облагается страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с Законом N 212-ФЗ и Законом N 125-ФЗ. Однако следование такой правовой позиции, вероятно, вызовет разногласия с органом контроля за уплатой страховых взносов, в связи с чем организация вынуждена будет отстаивать эту позицию в суде.
Отметим, что стоимость подарков (в том числе в форме денежной выплаты) страховыми взносами не облагается. Если стоимость дара превышает три тысячи рублей, необходимым условием освобождения выплаты от обложения страховыми взносами, по мнению контролирующих органов, является заключение договора дарения в письменной форме (п. 1 ст. 572 ГК РФ, ч. 3 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, письма Минтруда России от 22.09.2015 N 17-3/В-473, ПФР и ФСС РФ от 29.07.2014 NN НП-30-26/9660, 17-03-10/08-2786П, Минздравсоцразвития России от 07.05.2010 N 10-4/325233-19, от 05.03.2010 N 473-19, от 27.02.2010 N 406-19, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Сказанное не относится к ситуации, когда выдачей подарка прикрывается выплата, которая фактически осуществляется в рамках системы оплаты труда (постановления АС Центрального округа от 21.04.2016 N Ф10-922/16 и от 27.10.2015 N Ф10-3338/15).
Стоимость имущества, переданного по договору дарения, не облагается и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
Поэтому выплата генеральному директору денежных средств по договору дарения, не связанная с его трудовой деятельностью в интересах общества, страховыми взносами облагаться не будет.

Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет материальной помощи, предоставляемой работникам;
— Энциклопедия решений. Учет подарков работникам.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Материальная помощь при рождении ребенка

matpomoshch_pri_rozhdenii_rebenka.jpg

Похожие публикации

Государством материальная помощь беременным женщинам реализуется через систему государственных пособий. После оформления больничного листа по беременности и родам сотрудница может рассчитывать на получение суммы «декретного» пособия. Если к листу нетрудоспособности была приложена справка от медучреждения о сроке постановки на учет, то работница получит и ежегодно индексируемое единоразовое пособие за раннюю постановку на учет. Для категории малоимущих введена выплата на спецпитание, отдельные пособия предусмотрены женам военнослужащих, проходящих срочную службу. А как работодателем оказывается материальная помощь при рождении ребенка?

Материальная помощь при рождении ребенка от работодателя

После появления ребенка на свет трудоустроенная женщина оформляет через предприятие пособие по рождению. Его сумма выплачивается один раз и имеет фиксированный размер. После окончания периода действия больничного листа по беременности и родам, работница может выйти на работу или оформить отпуск по уходу за новорожденным.

В отличие от госпособий, материальная помощь на работе при рождении ребенка – это дополнительная выплата, назначение и размер которой полностью зависит от желания и возможностей работодателя. Законодательно предусмотрено право предприятий и ИП применять такой вид выплат, не являющихся оплатой труда, в любом размере. Налоговым кодексом ограничен только верхний необлагаемый налогом предел выплаты – материальная помощь при рождении ребенка не подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами, если ее значение не превышает 50 тысяч рублей на одного новорожденного.

Право на оформление этой выплаты есть у обоих родителей. Порядок налогообложения перечисляемой сотруднику суммы зависит от того, когда он обратился за выплатой. Если матпомощь при рождении ребенка выплачивается до того, как ребенку исполнится 1 год, то вся сумма в переделах 50 000 рублей освобождается от обложения НДФЛ для каждого из родителей (п. 8 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 21.03.2018 № 03-04-06/17568). Если ребенку на дату фактической выплаты матпомощи уже исполнился 1 год, то необлагаемый вычет по налогу составит только 4000 рублей.

В январе 2017 года сотрудница родила ребенка. В феврале 2017 года она обратилась за матпомощью к работодателю. Он выплатил средства – величина помощи составила 56 000 рублей. Расчеты:

  • Налог будет исчислен не со всей суммы, а с превышения законодательного лимита – с 6000 рублей (56 000 – 50 000).
  • НДФЛ удержан в размере 780 руб. (6000 х 13%).
  • На руки сотрудница получит 55 220 руб. (56 000 – 780).

Ребенок рожден в январе 2017 года, но сотрудница обратилась за матпомощью к работодателю только в феврале 2018 года. Предприятие назначило ей выплату в сумме 56 000 руб. Расчеты:

  1. Налог исчисляется с учетом стандартной налоговой льготы – 4000 руб. (причина – ребенку исполнился год). Налогооблагаемая база равна 52 000 руб. (56 000 – 4000).
  2. Сумма НДФЛ, подлежащего удержанию и перечислению в бюджет – 6760 руб. (52 000 х 13%).
  3. Матпомощь в связи с рождением ребенка будет зачислена на карту сотруднице в объеме 49 240 руб. (56 000 – 6760).

По аналогии с НДФЛ производится обложение матпомощи страховыми взносами (письмо Минфина от 07.08.2017 г. № 03-04-06/50382). Выплачиваемые суммы материальной поддержки не могут быть учтены предприятиями и ИП в составе издержек, уменьшающих налогооблагаемую базу по прибыли. Это правило распространяется на тех, кто применяет общую систему налогообложения и упрощенный спецрежим (п. 23 ст. 270, ст 346.16 НК РФ).

Работодатель вправе оказывать своим сотрудникам любые виды матпомощи, в том числе и материальную помощь беременным, но налоговый вычет в 50 000 рублей здесь действовать не будет.

Документальное оформление выплаты начинается с предоставления работодателю такого набора документов:

  • заявление на материальную помощь при рождении ребенка;
  • копия свидетельства о рождении новорожденного (и оригинал для сверки данных);
  • для случаев с усыновлением или оформлением опекунства – копия решения суда, договора на передачу ребенка на воспитание в приемную семью.

Если работодатель принимает положительное решение по заявлению работника, то издается распоряжение (приказ) о выплате материальной помощи с указанием суммы, подлежащей начислению.

Материальная помощь при рождении ребенка: проводки

В учете начисленная матпомощь отражается с привязкой к источнику финансирования:

  • Д84 – К73, если помощь выплачивается за счет нераспределенной прибыли (для этого обязательно должно быть получено разрешение учредителей или акционеров компании);
  • Д91.2 – К73 – матпомощь начислена за счет текущей прибыли компании;
  • Д73 – К68/НДФЛ – удержан налог с суммы, превышающей необлагаемый лимит;
  • Д73 – К50 или 51 – выдача матпомощи в безналичной форме или наличностью в кассе.

Документальное оформление материальной помощи работнице, чтобы выплата учитывалась при расчете пособия по БиР

В каком случае производятся начисления

Материальная помощь сотруднику оказывается в том случае, если ему требуется финансовая поддержка в связи с произошедшими событиями, которые должны быть подтверждены предоставлением документов. Речь может идти о свадьбе и о рождении ребенка, смерти члена семьи и о чрезвычайных обстоятельствах (хищении, пожаре и т. п.). Может быть оказана материальная помощь к отпуску, к Новому году или к любой другой дате. Перечень всех событий должен закрепляется в нормативных локальных актах организации, коллективном или трудовом договоре.

Основание для предоставления

Материальную помощь относят к выплатам непроизводственного характера. В связи с этим ее источником является прибыль организации. Так как никакими законодательными документами оказание материальной помощи не предусмотрено, ее выплату производят только по усмотрению нанимателя.

Сотрудником должно быть написано заявление на материальную помощь. В том случае, если после его рассмотрения руководитель дает положительный ответ, издается приказ. В этом документе указывается следующее: ссылка на нормативный акт, который оговаривает возможности предоставления материальной помощи; Ф.И.О. лица, которому предназначена данная выплата; причина принятия решения об оказании помощи; размер выплат; срок начисления.

Возможны случаи, когда в нормативных локальных актах порядок и условия выплаты помощи сотрудникам не установлены. Несмотря на это, социальную поддержку работнику оказывать не запрещается. Как будет решен данный вопрос полностью, зависит от мнения руководителя предприятия.

Материальная помощь сотруднику может быть выплачена в различных случаях, причиной для принятия решения об оказании финансовой поддержки может стать следующее:

Сложное материальное положение работника.

Чрезвычайные обстоятельства или стихийные бедствия. В данном случае работник, написавший заявление руководителю с просьбой об оказании ему финансовой помощи, должен предъявить справки из полиции или иных органов, которые подтвердили бы сумму ущерба.

Наличие семейных обстоятельств. Работники, претендующие на получение от предприятия материальных выплат по этим основаниям, должны представить в бухгалтерию предприятия подтверждающие документы. Это может быть свидетельство о браке или о рождении ребенка и прочие документы.

Тяжелая болезнь самого работника или его родственников. Такой недуг подразумевает утрату работоспособности более чем на два месяца или получение сотрудником инвалидности. Основанием для выплаты такого вида материальной помощи явится справка ВКК установленной формы.

Необходимость в оздоровлении. Такая материальная помощь может быть получена работником в виде полной или частичной оплаты стоимости путевки.

Необходимость в улучшении условий проживания. Такую материальную помощь наниматель может оказать на покупку жилья, а также на его строительство или реконструкцию. В данном случае работником должны быть предоставлены справки о постановке на учет в местных исполнительных организациях в качестве нуждающегося в улучшении условий проживания и квитанции об оплате понесенных расходов.

Оформление материальной помощи

Статьи по теме

Если не учитывать определенные нюансы, то знакомая всем материальная помощь, например к отпуску, может быть расценена как оплата труда со всеми вытекающими из этого налоговыми последствиями. Об этих нюансах и о том, как лучше материально помочь сотруднику, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и сэкономить на налогах, мы и поговорим в этой статье.

Источники материальной помощи

Источниками финансирования матпомощи, отраженными в локальных нормативных актах работодателя, являются:

  1. расходы на оплату труда, если помощь носит стимулирующий характер;
  2. прочие расходы, не учитываемые при исчислении налога на прибыль, или нераспределенная прибыль текущего года (прошлых лет), если помощь носит социальный характер. Такой источник требует наличия решения учредителей, поскольку только они имеют право распределять чистую прибыль.

Ошибки при выплате материальной помощи

Рассмотрим ошибки, связанные с выплатой материальной помощи.

Ошибка 1. Выбор в качестве источника выплаты части прибыли текущего года либо части прибыли прошлых лет при отсутствии согласия учредителей (акционеров).

Согласно абз. 4 п. 1 ст. 67 Гражданского кодекса РФ, абз. 4 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», подп. 11 п. 1 ст. 48 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» к компетенции участников (акционеров) общества отнесено участие в распределении прибыли. Поэтому для направления текущей чистой прибыли или прибыли прошлых лет на материальную помощь необходимо их решение. При его отсутствии работодатель не вправе направить чистую прибыль текущего года или прошлых лет на выплату материальной помощи даже при наличии в уставе организации общего положения о возможности ее направления на указанные цели.

Кроме того, говорить о распределении чистой прибыли текущего года (кроме выплаты промежуточных дивидендов) неправомерно, поскольку, есть чистая прибыль или нет, будет ясно только по итогам года и в случаях, установленных законодательством, после подтверждения аудиторами. А до этого распределять нечего.

Ошибка 2. Необложение суммы материальной помощи страховыми взносами.

Действительно, суммы материальной помощи, не превышающие 4000 руб. на одного работника за расчетный период (календарный год), не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, подп. 12 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», письмо ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Если же матпомощь была оказана в большем размере, она облагается страховыми взносами. Такой порядок действует аж с 1 января 2010 г. Однако некоторые организации так до сих пор и не перестроились и все еще применяют действовавший ранее в отношении единого социального налога (ЕСН) порядок, предшествовавший страховым взносам. Тогда выплаты, производимые за счет чистой прибыли, не облагались ЕСН. И вот по старинке некоторые работодатели записывают в трудовых договорах с работниками и локальных нормативных актах, что ежегодно к отпуску или по другим основаниям материальная помощь выплачивается за счет чистой прибыли организации. Делают они это для того, чтобы избежать страховых взносов, но порядок давно изменился.

Начиная с 1 января 2010 г. факт учета или неучета организацией расходов на выплаты работникам по трудовым договорам, локальным нормативным актам в целях налогообложения прибыли (или за счет чистой прибыли) не имеет значения для решения вопроса о наличии либо отсутствии объекта обложения страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития России от 01.03.2010 № 426-19).

И если материальную помощь согласно трудовому договору или локальному нормативному акту работодатель выплатит за счет чистой прибыли, с суммы превышения 4000 руб. на каждого работника ему придется заплатить страховые взносы, которые можно будет учесть при расчете налога на прибыль (письма Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/457, от 17.08.2012 № 03-03-06/1/419).

Оформление выплат по материальной помощи

Существуют два основных варианта оформления материальной помощи.

Вариант 1. Порядок оказания помощи, ее размеры, документальное оформление предусмотрены в трудовом и (или) коллективном договоре либо в локальном нормативном акте работодателя.

Работник, пожелавший получить материальную помощь, обращается к работодателю с заявлением о ее предоставлении (например, в связи с рождением ребенка). При наличии финансовых возможностей и желании работодателя ее выдача оформляется приказом руководителя организации.

Вариант 2. В отсутствие утвержденного локального нормативного акта порядок и размер выплаты материальной помощи в каждом отдельном случае определяются руководителем в зависимости от конкретного события в жизни работника и финансовых возможностей организации.

Решение руководителя о выплате материальной помощи оформляется соответствующим приказом.

Практический вопрос на тему предоставления материальной помощи

У одного нашего сотрудника дома случился пожар, и компания решила оказать ему материальную помощь. Подскажите, обязательно ли в этой ситуации заявление работника о выплате матпомощи?

Получение такого заявления от работника трудовым законодательством не предусмотрено. Но хотя этот документ и не является обязательным, его наличие стало традицией (п. 1 ст. 5 ГК РФ). Поэтому, как правило, работодатели пишут в локальных нормативных актах, что материальная помощь выдается по заявлению работника с указанием причины. Такой документ нужен, чтобы зафиксировать основание выдачи матпомощи, поскольку от этого зависит необходимость удержания НДФЛ и начисления страховых взносов (пп. 8, 28 ст. 217 НК РФ, п. 3, 11 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

В приказе о предоставлении материальной помощи указываются размер, срок, источник и основание выплаты. Форму такого приказа работодателю следует утвердить в приложении к бухгалтерской учетной политике или в стандарте экономического субъекта (например, в положении о документообороте, положении о выплате материальной помощи) (ст. 8, ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).

Выплата материальной помощи оформляется платежным поручением 0401060 (приложения № 2 и 3 к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П) или расходным кассовым ордером 0310002 (п. 1.8 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Обратите внимание: в случае если выплата производится не единовременно, а поэтапно, в каждом платежном поручении в графе «Назначение платежа» или в каждом расходном кассовом ордере в графе «Основание» делается ссылка на приказ руководителя организации об оказании материальной помощи. В следующем номере журнала читайте о налоговых последствиях выплаты материальной помощи для работника и работодателя.

Статья опубликована в журнале «Справочник кадровика» №6, 2014г.